Mục đích của chương này là thúc đẩy sự tham gia của công chúng vào việc phát triển, sửa đổihoặc bãi bỏ các quy định của Ban quản lý nhà tù địa phương và khu vực thuộc Sở Cải huấn. Chương này không áp dụng cho các quy định, hướng dẫn hoặc tài liệu khác được miễn trừ hoặc loại trừ khỏi các điều khoản của Đạo luật Quy trình Hành chính (§ 2.2-4000 et seq. của Bộ luật Virginia).

Các từ và thuật ngữ sau đây khi được sử dụng trong chương này sẽ có ý nghĩa như sau trừ khi ngữ cảnh chỉ rõ ý nghĩa khác:

"Đạo luật về quy trình hành chính" có nghĩa là Chương 40 (§ 2.2-4000 et seq.) của Tiêu đề 2.2 của Bộ luật Virginia.

"Cơ quan" có nghĩa là Sở Cải huấn, Hội đồng Nhà tù Địa phương và Khu vực, là đơn vị của chính quyền tiểu bang được trao quyền theo luật cơ bản của cơ quan này để ban hành các quy định hoặc quyết định các vụ án. Các hành động được nêu trong chương này có thể được thực hiện bởi nhân viên nhà nước theo sự phân công của cơ quan.

"Luật cơ bản" có nghĩa là các điều khoản trong Bộ luật Virginia nêu rõ thẩm quyền và trách nhiệm cơ bản của một cơ quan.

"Lịch Khối thịnh vượng chung" có nghĩa là lịch điện tử cho các cuộc họp chính thức của chính phủ được công khai cho công chúng theo yêu cầu của § 2.2-3707 C của Đạo luật Tự do Thông tin.

''Ủy ban soạn thảo quy định đàm phán'' hay ''NRP'' có nghĩa là một ủy ban cố vấn đặc biệt gồm các bên quan tâm do một cơ quan thành lập để xem xét các vấn đề gây tranh cãi với sự hỗ trợ của một người điều phối hoặc hòa giải, nhằm mục đích đạt được sự đồng thuận trong việc xây dựng hành động quản lý được đề xuất.

“Danh sách thông báo” có nghĩa là danh sách được sử dụng để thông báo cho những người theo chương này. Danh sách đó có thể bao gồm danh sách điện tử được lưu giữ thông qua Tòa thị chính quản lý Virginia hoặc danh sách khác do cơ quan này lưu giữ.

"Cuộc họp công khai" có nghĩa là bất kỳ cuộc họp theo lịch trình nào của một đơn vị chính quyền tiểu bang được trao quyền theo luật cơ bản của cơ quan để ban hành quy định hoặc quyết định các trường hợp liên quan đến việc ban hành, sửa đổihoặc bãi bỏ một quy định.

"Người" có nghĩa là bất kỳ cá nhân, công ty, quan hệ đối tác, hiệp hội, hợp tác xã, công ty trách nhiệm hữu hạn, quỹ tín thác, liên doanh, chính phủ, đơn vị chính trị hoặc bất kỳ thực thể pháp lý hoặc thương mại nào khác và bất kỳ người kế nhiệm, đại diện, tác nhân, cơ quan hoặc công cụ nào của thực thể đó.

"Phiên điều trần công khai" có nghĩa là thời gian đã lên lịch mà các thành viên hoặc nhân viên của cơ quan sẽ họp nhằm mục đích tiếp nhận ý kiến của công chúng về hành động quản lý.

“Quy định” có nghĩa là bất kỳ tuyên bố nào có hiệu lực chung có hiệu lực pháp luật, ảnh hưởng đến quyền hoặc hành vi của bất kỳ cá nhân nào, được cơ quan thông qua theo thẩm quyền được trao cho theo luật hiện hành.

“Hành động quản lý” có nghĩa là việc ban hành, sửa đổi hoặc bãi bỏ một quy định của cơ quan.

"Ban cố vấn quản lý" hay "RAP" có nghĩa là ban cố vấn thường trực hoặc tạm thời của các bên quan tâm do cơ quan thành lập nhằm mục đích hỗ trợ các hành động quản lý.

"Town Hall" có nghĩa là Tòa thị chính quản lý của Virginia, trang web do Sở Kế hoạch và Ngân sách Virginia điều hành tại www.townhall.virginia.gov, có diễn đàn bình luận công khai trực tuyến và hiển thị thông tin về các cuộc họp quản lý và hành động quản lý đang được xem xét tại Virginia và gửi thông tin này đến người dùng công cộng đã đăng ký.

"Virginia Register" có nghĩa là Virginia Register of Regulations, ấn phẩm cung cấp thông báo pháp lý chính thức về các quy định mới, đã sửa đổivà đã bãi bỏ của các cơ quan nhà nước, được xuất bản theo các điều khoản của Điều 6 (§ 2.2-4031 et seq.) của Đạo luật quy trình hành chính.

A. Khi xem xét bất kỳ hành động quản lý không khẩn cấp, không miễn trừ nào, cơ quan sẽ tạo cơ hội cho những người quan tâm (i) gửi dữ liệu, quan điểm và lập luận, bằng miệng hoặc bằng văn bản, tới cơ quan; và (ii) được luật sư hoặc đại diện khác đi cùng và đại diện. Cơ hội bình luận như vậy sẽ bao gồm diễn đàn bình luận công khai trực tuyến tại Tòa thị chính.

1. Đối với bất kỳ người yêu cầu nào, cơ quan sẽ cung cấp bản sao tuyên bố về cơ sở, mục đích, nội dung và các vấn đề; phân tích tác động kinh tế của hành động quản lý theo đề xuất hoặc theo quy trình nhanh; và phản hồi của cơ quan đối với các ý kiến công chúng nhận được.

2. Cơ quan có thể bắt đầu soạn thảo hành động quản lý trước hoặc trong bất kỳ cơ hội nào để công chúng gửi ý kiến.

B. Cơ quan sẽ chấp nhận ý kiến công chúng bằng văn bản sau khi công bố hành động quản lý trên Virginia Register như sau:

1. Tối thiểu là 30 ngày dương lịch sau khi công bố thông báo về hành động quản lý dự kiến (NOIRA).

2. Tối thiểu là 60 ngày dương lịch sau khi ban hành quy định được đề xuất.

3. Tối thiểu là 30 ngày dương lịch sau khi ban hành quy định được đề xuất lại.

4. Tối thiểu là 30 ngày dương lịch sau khi ban hành quy định cuối cùng được thông qua.

5. Tối thiểu là 30 ngày dương lịch sau khi ban hành quy định xử lý nhanh.

6. Tối thiểu là 21 ngày dương lịch sau khi thông báo về đợt đánh giá định kỳ được công bố.

7. Không muộn hơn 21 ngày dương lịch sau khi công bố đơn thỉnh cầu ban hành quy định.

C. Cơ quan có thể quyết định xem có nên gia hạn bất kỳ thời hạn bình luận nào được liệt kê trong tiểu mục B của phần này hay không.

D. Nếu Thống đốc thấy rằng một hoặc nhiều thay đổi có tác động đáng kể đã được thực hiện đối với một quy định được đề xuất, ông có thể yêu cầu cơ quan cung cấp thêm 30 ngày theo lịch để thu thập thêm ý kiến công chúng về những thay đổi theo § 2.2-4013 C của Bộ luật Virginia.

E. Cơ quan sẽ gửi bản thảo tóm tắt mô tả ý kiến của công chúng của cơ quan tới tất cả những người bình luận về quy định được đề xuất ít nhất năm ngày trước khi thông qua quy định cuối cùng theo § 2.2-4012 E của Bộ luật Virginia.