Văn bản cuối cùng
CHƯƠNG 90
QUY ĐỊNH THỦ TỤC NỘP BÁO CÁO ĐẦU TIÊN THEO ĐẠO LUẬT BỒI THƯỜNG LAO ĐỘNG CỦA VIRGINIA (ĐÃ BỎ QUA)
16VAC30-90-10. Cơ quan có thẩm quyền ban hành quy định. (Đã bãi bỏ.)
Mục 65.2-900 của Đạo luật Bồi thường Công nhân Virginia trao quyền cho Ủy ban Bồi thường Công nhân Virginia để phát triển các quy định về việc nộp báo cáo đầu tiên một cách chính xác.
Cơ Quan Có Thẩm Quyền Theo Luật Định
§ 65.2-900 của Bộ luật Virginia.
Ghi chú lịch sử
Trích từ Virginia Register Tập 12, Số 18, có hiệu lực. Tháng 7 1, 1996; bãi bỏ, Tập 25, Số 11, có hiệu lực. Tháng 4, 2009.
16VẮC XOÁY30-90-20. Định nghĩa. (Bãi bỏ.)
Các từ và thuật ngữ sau đây, khi được sử dụng trong chương này, sẽ có ý nghĩa như sau trừ khi ngữ cảnh chỉ rõ ý nghĩa khác:
“Ủy ban” hoặc “VWC” có nghĩa là Ủy ban Bồi thường Công nhân Virginia.
"Báo cáo đầu tiên" có nghĩa là báo cáo thương tích đầy đủ được cung cấp cho ủy ban khi thương tích đáp ứng bất kỳ tiêu chí nào trong bảy tiêu chí sau:
1. Mất thời gian hoặc mất khả năng lao động một phần quá bảy ngày.
2. Chi phí y tế vượt quá $1,000.
3. Bất kỳ sự từ chối bồi thường nào.
4. Bất kỳ vấn đề tranh chấp nào.
5. Một tai nạn dẫn đến tử vong.
6. Bất kỳ khuyết tật vĩnh viễn hoặc biến dạng nào.
7. Bất kỳ yêu cầu cụ thể nào được đưa ra bởi ủy ban.
"Công ty bảo hiểm" có nghĩa là công ty được cấp phép viết bảo hiểm bồi thường cho người lao động tại Virginia.
"Chấn thương nhẹ" có nghĩa là chấn thương không đáp ứng bất kỳ tiêu chí nào trong bảy tiêu chí để nộp báo cáo đầu tiên.
"Công ty tự bảo hiểm" nghĩa là một tổ chức cung cấp bảo hiểm bồi thường lao động trực tiếp cho nhân viên của mình dựa trên sự chấp thuận chính thức của Ủy ban Bồi thường Lao động Virginia hoặc Ủy ban Công ty Nhà nước.
"USPS" có nghĩa là Dịch vụ Bưu chính Hoa Kỳ.
Cơ Quan Có Thẩm Quyền Theo Luật Định
§ 65.2-900 của Bộ luật Virginia.
Ghi chú lịch sử
Trích từ Virginia Register Tập 12, Số 18, có hiệu lực. Tháng 7 1, 1996; bãi bỏ, Tập 25, Số 11, có hiệu lực. Tháng 4, 2009.
16VAC30-90-30. Thủ tục nộp báo cáo bằng văn bản. (Đã bãi bỏ.)
A. Báo cáo đầu tiên bằng văn bản phải được nộp theo mẫu số 3 của ủy ban trong vòng 10 ngày kể từ ngày xảy ra thương tích.
B. Nếu chấn thương ban đầu được báo cáo là nhẹ nhưng sau đó đáp ứng một trong bảy tiêu chí để nộp báo cáo đầu tiên, thì báo cáo đó phải được nộp ngay lập tức.
C. Ủy ban sẽ gửi thư thông báo cho tất cả các bên dựa trên thông tin được cung cấp trong các báo cáo đầu tiên.
D. Việc nộp báo cáo đầu tiên là một thủ tục riêng biệt so với việc báo cáo các thương tích nhỏ và chi phí y tế. Những thương tích không đáp ứng tiêu chí để nộp báo cáo đầu tiên phải được cung cấp riêng theo hướng dẫn hiện hành về báo cáo thương tích nhẹ và chi phí y tế.
E. Điều quan trọng là phải cung cấp tất cả dữ liệu được yêu cầu. Ngoại lệ duy nhất là:
1. Thông thường sẽ không có số hồ sơ VWC.
2. Một số thông tin khác chỉ áp dụng cho các loại thương tích hoặc tình huống cụ thể có thể không áp dụng trong mọi trường hợp (ví dụ: ngày trở lại làm việc).
3. Một số thông tin hỗ trợ nhất định có thể không cần thiết nếu cung cấp đủ thông tin tóm tắt (ví dụ, có thể không cần thông tin khác về số giờ làm việc nếu có mức lương trung bình hàng tuần được chứng nhận).
Cơ Quan Có Thẩm Quyền Theo Luật Định
§ 65.2-900 của Bộ luật Virginia.
Ghi chú lịch sử
Trích từ Virginia Register Tập 12, Số 18, có hiệu lực. Tháng 7 1, 1996; bãi bỏ, Tập 25, Số 11, có hiệu lực. Tháng 4, 2009.
16VAC30-90-40. Tổng quan về nộp hồ sơ điện tử. (Đã bãi bỏ.)
A. Báo cáo điện tử đầu tiên phải được nộp hàng tuần và theo định dạng hồ sơ đã chỉ định. Cần phải thử nghiệm hộp số và được ủy ban phê duyệt chính thức trước khi đưa vào sản xuất.
B. Nếu chấn thương ban đầu được báo cáo là nhẹ nhưng sau đó đáp ứng một trong bảy tiêu chí để nộp báo cáo đầu tiên, thì báo cáo đó phải được nộp ngay lập tức.
C. Việc truyền dữ liệu có thể được thực hiện trên đĩa mềm 3½ inch hoặc thông qua việc gửi vào hộp thư điện tử của ủy ban.
D. Ủy ban sẽ gửi thư thông báo cho tất cả các bên dựa trên thông tin được cung cấp trong các báo cáo đầu tiên. "Báo cáo lỗi" điện tử cũng sẽ được cung cấp cho công ty bảo hiểm hoặc công ty tự bảo hiểm nộp đơn theo yêu cầu.
E. Việc báo cáo điện tử các báo cáo đầu tiên là một thủ tục riêng biệt với việc báo cáo điện tử các thương tích nhỏ và chi phí y tế. Những chấn thương không đáp ứng tiêu chí để nộp báo cáo đầu tiên phải được báo cáo riêng theo hướng dẫn hiện hành về báo cáo điện tử về chấn thương nhẹ và chi phí y tế.
F. Điều quan trọng là phải cung cấp tất cả dữ liệu được yêu cầu. Ngoại lệ duy nhất là:
1. Thông thường sẽ không có số hồ sơ VWC.
2. Một số thông tin khác chỉ áp dụng cho các loại thương tích hoặc tình huống cụ thể có thể không áp dụng trong mọi trường hợp (ví dụ: ngày trở lại làm việc).
3. Một số thông tin hỗ trợ nhất định có thể không cần thiết nếu cung cấp đủ thông tin tóm tắt (ví dụ, có thể không cần thông tin khác về số giờ làm việc nếu có mức lương trung bình hàng tuần được chứng nhận).
Cơ Quan Có Thẩm Quyền Theo Luật Định
§ 65.2-900 của Bộ luật Virginia.
Ghi chú lịch sử
Trích từ Virginia Register Tập 12, Số 18, có hiệu lực. Tháng 7 1, 1996; bãi bỏ, Tập 25, Số 11, có hiệu lực. Tháng 4, 2009.
16VAC30-90-50. Định dạng hồ sơ để nộp điện tử. (Đã bãi bỏ.)
Thông tin phải được sắp xếp theo hồ sơ, phân cách bằng dấu phẩy trong hồ sơ và các hồ sơ được phân cách bằng dấu xuống dòng cứng. Ký tự kết thúc tệp DOS thông thường sẽ xuất hiện ở cuối báo cáo. Tất cả dữ liệu ký tự (bao gồm cả giá trị null) phải được đặt trong dấu ngoặc kép và không được sử dụng dấu ngoặc đơn hoặc dấu ngoặc kép cho bất kỳ mục đích nào khác. Lưu ý rằng có những yêu cầu cụ thể về hồ sơ sau:
1. Ngày tháng phải theo định dạng MM/DD/YYYY, phải bao gồm dấu gạch chéo được chỉ định và không bao giờ được để giá trị null.
2. Thời gian phải theo định dạng HH:MM 24giờ.
3. Số an sinh xã hội phải bao gồm dấu gạch nối.
4. Mã số thuế liên bang phải bao gồm dấu gạch ngang đơn sau hai chữ số đầu tiên.
5. Tên nhân viên phải theo định dạng TÊN, CHỮ ĐẦU VÀ CHỮ ĐỆM.
6. Số điện thoại phải bao gồm mã vùng và có định dạng "(888) 777-6666."
7. Mã bưu chính phải có số 0 ở cuối để điền đủ chín chữ số nếu chỉ cung cấp biểu mẫu năm chữ số.
8. Mã chữ cái khác nhau phải là "Y" và "N" cho có và không, "M" và "F" cho giới tính, và "S" cho độc thân, "M" cho đã kết hôn, "D" cho ly hôn và "W" cho góa bụa.
9. Mã VWC về bản chất chấn thương, loại tai nạn và bộ phận cơ thể bị ảnh hưởng có thể được thay thế bằng các trường văn bản tương đương.
10. Mã SIC chuẩn 3chữ số có thể được thay thế cho trường văn bản kinh doanh có tính chất tương đương.
Trong phạm vi có thể, các từ viết tắt trong tiêu đề, địa chỉ và các trường văn bản khác phải tuân theo bản tóm tắt một trang về các từ viết tắt của ủy ban, phần lớn là một tập hợp con của các từ viết tắt USPS mở rộng hơn nhiều.
Cơ Quan Có Thẩm Quyền Theo Luật Định
§ 65.2-900 của Bộ luật Virginia.
Ghi chú lịch sử
Trích từ Virginia Register Tập 12, Số 18, có hiệu lực. Tháng 7 1, 1996; bãi bỏ, Tập 25, Số 11, có hiệu lực. Tháng 4, 2009.
16VAC30-90-60. Các định dạng thay thế cho việc nộp hồ sơ điện tử. (Đã bãi bỏ.)
Ủy ban sẽ xem xét và có thể chấp thuận các định dạng thay thế theo từng trường hợp cụ thể nếu chúng đáp ứng bốn điều kiện được liệt kê dưới đây:
1. Định dạng thay thế phải bao gồm tất cả thông tin theo yêu cầu của định dạng điện tử và thủ công tiêu chuẩn.
2. Thông tin được cung cấp theo định dạng thay thế phải có thể chuyển đổi sang thông số dữ liệu cụ thể của định dạng chuẩn.
3. Định dạng thay thế phải dựa trên một tiêu chuẩn mở, phi độc quyền được sử dụng rộng rãi và được ngành công nghiệp chứng minh hỗ trợ (ví dụ: được chứng nhận ANSI).
4. Những người đề xuất định dạng thay thế phải sẵn sàng cung cấp tất cả phần cứng và phần mềm cần thiết để chuyển đổi định dạng thay thế sang định dạng tương thích với hệ thống dữ liệu của ủy ban.
Cơ Quan Có Thẩm Quyền Theo Luật Định
§ 65.2-900 của Bộ luật Virginia.
Ghi chú lịch sử
Trích từ Virginia Register Tập 12, Số 18, có hiệu lực. Tháng 7 1, 1996; bãi bỏ, Tập 25, Số 11, có hiệu lực. Tháng 4, 2009.
16VAC30-90-70. Định dạng hồ sơ chi tiết. (Đã bãi bỏ.)
On VWC
Form No.3 Description Type
Số hồ sơ VWC (7 chữ số) chr-7
Reason for filing chr-1
Insurer code chr-5
Insurer location chr-3
Insurer claim number chr-20
Date insurer claim file created date
Nhà tuyển dụng
01 Name chr-35
02 FEIN (include hyphen) chr-10
03 reserved chr-10
04A Address (Number, Street) chr-30
04B Address (City ) chr-26
04C Address (State) chr-2
04D Zip code chr-9
05A Alternate address (Number, Street) chr-30
05B Alternate address (City and State) chr-30
05C Alternate zip code chr-9
06 Parent corporation Insured name chr-35
07 Nature of business chr-30
08 Insurer name chr-35
09 Policy number chr-20
10 Effective date (MM/DD/YY) date
Time and Place of Accident
11 City/county where accident occurred chr-20
12 On employer's premises? chr-1
13 On state property? chr-1
14 Date of injury (MM/DD/YY) date
15 Hour of injury (HH:MM) chr-5
16 Date of incapacity (MM/DD/YY) date
17 Hour of incapacity (HH:MM) chr-5
18 Employee paid in full for day of injury? chr-1
19 Employee paid in full for day incapacity began? chr-1
20 Date injury/illness reported (MM/DD/YY) date
21 Person to whom reported chr-18
22 Name of other witness chr-18
23 If fatal: date of death (MM/DD/YY) date
Người lao động
24 Name (LAST, FIRST MIDDLE) chr-35
25 Phone number chr-13
26 Sex chr-1
27A Address (Number, Street, Apt) chr-30
27B Address (City) chr-26
27C Address (State) chr-2
27D Zip code chr-9
28 Ngày sinh (MM/DD/YY) ngày
29 Marital status chr-1
30 SSN (include hyphens) chr-11
31 Occupation at time of injury/illness chr-35
32 Department chr-18
33 Number of dependent children chr-1
34 Date started current job date
35 Date of employment date
36 Piecework or hourly payment basis chr-1
37 Hours worked per day #
38 Days worked per week #
39 Value of perquisites per week #
40 Wages per hour #
41 Earnings per week (gross) #
Nature and Cause of Accident
42 Machine/tool/object causing injury/illness chr-25
43 Specify part of machine, etc. chr-20
44 Safeguard/safety equipment provided? chr-1
45 Safeguard/safety equipment utilized? chr-1
46A Describe how injury/illness occurred chr-75
46B Injury/illness cont. chr-75
47A Describe nature of injury/illness
47B Describe parts of body affected chr-75
48 Physician (name and address) chr-35
49 Hospital (name and address) chr-35
50 Probable months of disability #
51 Has employee returned to work? chr-1
52 At what wage? #
53 On what date? (MM/DD/YY) date
54 Employer:prepared by chr-35
55 Ngày (MM/DD/YY) ngày
56 Phone number chr-13
57 Insurer: processed by chr-35
58 Ngày (MM/DD/YY) ngày
59 Phone number chr-13
Các lĩnh vực hoa hồng
Date received date
Ngày xử lý ngày
Processor chr-5
Cơ Quan Có Thẩm Quyền Theo Luật Định
§ 65.2-900 của Bộ luật Virginia.
Ghi chú lịch sử
Trích từ Virginia Register Tập 12, Số 18, có hiệu lực. Tháng 7 1, 1996; bãi bỏ, Tập 25, Số 11, có hiệu lực. Tháng 4, 2009.
16VAC30-90-80. Danh sách các từ viết tắt. (Đã bãi bỏ.)
(Không sử dụng chữ viết tắt cho từ đầu tiên trong tên công ty.)
A. Viết tắt trong kinh doanh
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
B. Viết tắt địa chỉ
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
C. Không bao giờ sử dụng
1. "Quận", "thành phố" (ngoại trừ ở cuối tên);
2. Khoảng trống thừa;
3. Dấu câu (dấu ngoặc đơn, dấu ngoặc kép, dấu phẩy, dấu chấm, dấu hai chấm, dấu chấm phẩy), ngoại trừ dấu phẩy giữa họ và tên của người yêu cầu bồi thường;
4. "The", "a" hoặc "an" ở đầu tên công ty;
5. Dấu gạch nối, ngoại trừ trong các từ có dấu gạch nối, giữa tên và chức danh hoặc trong SSN và FEIN.
D. Viết tắt của tiểu bang và vùng lãnh thổ
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Cơ Quan Có Thẩm Quyền Theo Luật Định
§ 65.2-900 của Bộ luật Virginia.
Ghi chú lịch sử
Trích từ Virginia Register Tập 12, Số 18, có hiệu lực. Tháng 7 1, 1996; bãi bỏ, Tập 25, Số 11, có hiệu lực. Tháng 4, 2009.
BIỂU MẪU (16VAC30-90) (Bãi bỏ.)
Báo cáo tai nạn đầu tiên của người sử dụng lao động (VWC #3) kèm theo hướng dẫn
Báo cáo về thương tích nhẹ kèm theo hướng dẫn
Quy trình báo cáo tự động
CHƯƠNG 91
BÁO CÁO KHIẾU NẠI
16VẮC XOÁY30-91-10. Định nghĩa.
Các từ và thuật ngữ sau đây khi được sử dụng trong chương này sẽ có ý nghĩa như sau trừ khi ngữ cảnh chỉ rõ ý nghĩa khác:
"Báo cáo khiếu nại" có nghĩa là báo cáo FROI và SROI liên quan đến thương tích do công ty bảo hiểm hoặc công ty tự bảo hiểm nộp lên ủy ban theo các yêu cầu được nêu trong hướng dẫn thực hiện.
“Ủy ban” có nghĩa là Ủy ban Bồi thường Công nhân Virginia.
"EDI" hoặc "trao đổi dữ liệu điện tử" có nghĩa là phương pháp được sử dụng để trao đổi dữ liệu điện tử giữa ủy ban và các tổ chức gửi báo cáo khiếu nại tới ủy ban.
“Nộp điện tử” có nghĩa là nộp cho ủy ban thông qua EDI hoặc thông qua cổng thông tin Internet do ủy ban thiết lập để nộp báo cáo khiếu nại, theo các yêu cầu được nêu trong hướng dẫn thực hiện.
"Báo cáo thương tích đầu tiên" hoặc "FROI" có nghĩa là báo cáo yêu cầu bồi thường ban đầu được nộp cho ủy ban liên quan đến thương tích.
"Hướng dẫn thực hiện" có nghĩa là Hướng dẫn thực hiện Trao đổi dữ liệu điện tử (EDI), Phiên bản 1, 2008 tháng 5, trong đó có các yêu cầu do ủy ban công bố và cập nhật cần tuân theo khi báo cáo khiếu nại được nộp điện tử cho ủy ban.
"Công ty bảo hiểm" có nghĩa là công ty được cấp phép viết bảo hiểm bồi thường cho người lao động tại Virginia.
"Chấn thương nhẹ" có nghĩa là chấn thương không đáp ứng bất kỳ tiêu chí báo cáo nào sau đây:
1. Mất thời gian hoặc mất khả năng lao động một phần quá bảy ngày.
2. Chi phí y tế vượt quá $1,000.
3. Bất kỳ sự từ chối bồi thường nào.
4. Bất kỳ vấn đề tranh chấp nào.
5. Một tai nạn dẫn đến tử vong.
6. Bất kỳ khuyết tật vĩnh viễn hoặc biến dạng nào.
7. Bất kỳ yêu cầu cụ thể nào được đưa ra bởi ủy ban.
"Công ty tự bảo hiểm" nghĩa là một tổ chức cung cấp bảo hiểm bồi thường lao động trực tiếp cho nhân viên của mình dựa trên sự chấp thuận chính thức của Ủy ban Bồi thường Lao động Virginia hoặc Ủy ban Công ty Nhà nước.
"Báo cáo thương tích tiếp theo" hoặc "SROI" có nghĩa là báo cáo khiếu nại được nộp lên ủy ban sau FROI, báo cáo hoạt động thanh toán y tế hoặc bồi thường về thương tích hoặc quyết định từ chối hoặc không thanh toán cho thương tích.
Cơ Quan Có Thẩm Quyền Theo Luật Định
§§ 65.2-201, 65.2-701, và 65.2-900 của Bộ luật Virginia.
Ghi chú lịch sử
Trích từ Virginia Register Tập 25, Số 11, có hiệu lực. Tháng 3 4, 2009.
16VAC30-91-20. Thủ tục nộp báo cáo khiếu nại.
A. Chậm nhất là vào ngày 1 tháng 7, 2009, tất cả các báo cáo khiếu nại phải được nộp điện tử cho ủy ban.
B. Ủy ban sẽ công bố hướng dẫn thực hiện mô tả các yêu cầu cần tuân theo khi báo cáo khiếu nại được nộp điện tử cho ủy ban. Bất kỳ thay đổi hoặc cập nhật nào đối với hướng dẫn thực hiện sẽ được ủy ban công bố hàng năm vào hoặc khoảng tháng 9 1.
C. Phải nộp FROI cho tất cả các thương tích theo hướng dẫn thực hiện.
D. Các báo cáo của SROI liên quan đến việc từ chối, thanh toán bồi thường, thanh toán y tế và đình chỉ phải được nộp đối với tất cả các thương tích không đáp ứng định nghĩa về thương tích nhẹ theo hướng dẫn thực hiện.
E. Một chấn thương đáp ứng định nghĩa về chấn thương nhẹ có thể được báo cáo cho ủy ban theo FROI theo hướng dẫn thực hiện. Nếu một chấn thương được báo cáo cho ủy ban là chấn thương nhỏ sau đó không đáp ứng được định nghĩa về chấn thương nhỏ thì phải nộp ngay FROI cập nhật về chấn thương đó, tiếp theo là các báo cáo SROI bắt buộc cho ủy ban theo hướng dẫn thực hiện.
Cơ Quan Có Thẩm Quyền Theo Luật Định
§§ 65.2-201, 65.2-701, và 65.2-900 của Bộ luật Virginia.
Ghi chú lịch sử
Trích từ Virginia Register Tập 25, Số 11, có hiệu lực. Tháng 3 4, 2009.
BIỂU MẪU (16VAC30-91)
Báo cáo thương tích đầu tiên (sửa đổi) 5/1/08).
TÀI LIỆU ĐƯỢC KẾT HỢP BỞI THAM KHẢO (16VAC30-91)
Hướng dẫn triển khai trao đổi dữ liệu điện tử (EDI), Ủy ban bồi thường công nhân Virginia, ấn bản tháng 5 1, 2008 .