1VAC30-120-20. Chỉ định cơ quan nhà nước.

A.Mục 2.2-1123 của Bộ luật Virginia§ 2.1-445.1 11984 có hiệu lực từ tháng 7 , chỉ định Bộ Dịch vụ Tổng hợp, Ban Mua sắm và Cung ứng, là cơ quan chính thức của Khối thịnh vượng chung Virginia để quản lý Kế hoạch Hoạt động của Tiểu bang trên toàn Khối thịnh vượng chung theo các điều khoản của Đạo luật Dịch vụ Hành chính và Tài sản Liên bang năm 1949, đã được 40 sửa đổi, USC § 549, FMR 102-37, các quy định của Cục Quản lý Dịch vụ Tổng hợp liên bang GSA và kế hoạch này.

B. Hoạt động, trong Ban Mua sắm và Cung ứng, nhằm quản lý Kế hoạch hoạt động của Tiểu bang là Cơ quan Bất động sản Liên bang Virginia, sau đây gọi là ("Cơ quan Tiểu bang"). Cơ quan Nhà nước sẽ quản lý tất cả các giai đoạn của hoạt động bao gồm việc mua lại, lưu trữ và phân phối tài sản liên bang cho các cơ quan công cộng và phi lợi nhuận đủ điều kiện, thiết lập các quy định và thủ tục, đánh giá phí dịch vụ, duy trì hệ thống kế toán tài sản và khi cần thiết, thực hiện các chứng nhận và thỏa thuận liên quan đến chương này và 40 USC § 549 với các cơ quan, tổ chức và học viện đủ điều kiện của Khối thịnh vượngchung, các tiểu bang khác, và các cơ quan của chính phủ liên bang. Kế toán tài chính được duy trì bởi Cục Dịch vụ Tài chính thuộc Bộ Dịch vụ Tổng hợp.

C. Dưới sự quản lý chung của Giám đốc Sở Tài sản Thặng dư Nhà nước , Cơ quan Nhà nước được chỉ đạo và giám sát bởi Giám đốc, người chịu trách nhiệm về mọi giai đoạn hoạt động. Người quản lý có đội ngũ nhân viên được phân công bao gồm nhân viên văn phòng, nhân viên sàng lọc, trung tâm phân phối và nhân viên lái xe. Ngoài ra, người quản lý còn hợp tác với Nhà nước trong hoạt động quản lý tài sản thặng dư của Nhà nước . Cơ quan Nhà nước là hoạt động quỹ đặc biệt chi trả mọi chi phí từ nguồn thu phí dịch vụ.

D. Có hai cơ sở trung tâm phân phối đang hoạt động. Trung tâm Richmond thuộc sở hữu của Cơ quan Nhà nước và bao gồm một nhà kho 43,000 55,000 foot vuông trong khu vực lưu trữ có hàng rào trên một khu đất rộng 10mẫu Anh nằm tại 1910 Đường Darbytown, Richmond, Virginia. Kho bãi bổ sung rộng 12,000 foot vuông được cho thuê cho hoạt động bất động sản thặng dư của tiểu bang. Mặc dù kho bãi và không gian lưu trữ bên ngoài hiện đang đáp ứng tốt, nhưng vẫn còn không gian bên ngoài để mở rộng trong tương lai. Trung tâm thứ hai là một nhà kho cho thuê có diện tích 14,000 45,000 foot vuông nằm trong cơ sở bán lẻ Ivanhoe tại 800 East Main Street, Wytheville, Virginia, phục vụ cho các dịch vụ ở phía tây nam. Cả hai trung tâm phân phối đều nằm cùng địa điểm với các văn phòng quản lý tài sản thặng dư của tiểu bang và chi phí cơ sở vật chất được chia đều.

E. Các nhà quản lý hoạt động tài sản thặng dư của liên bang và tiểu bang hoạt động dưới sự chỉ đạo của Quản trị viên là Giám đốc Tài sản thặng dư của tiểu bang với quyền hạn cao hơn tiếp theo là Trợ lý Giám đốc Sở Tiếp thị công cộng và Hỗ trợ dịch vụ mua sắm.

1VAC30-120-30. Hệ thống kiểm soát hàng tồn kho và kế toán.

A. Trách nhiệm giải trình về tài sản.

1. Hồ sơ giải trình sẽ được lưu giữ trên tất cả tài sản liên bang được chuyển giao cho Cơ quan Tiểu bang, ghi lại biên lai, vấn đề, số dư, ngày tháng và số tài liệu. Tài liệu này được biên soạn bởi một hoặc nhiều nhóm cổ phiếu liên bang.

2. Một thẻ kiểm kê riêng sẽ được duy trì cho tất cả các mặt hàng có giá mua ban đầu là $3000 $5,000 trở lên và xe chở khách. Hồ sơ kiểm kê được tách biệt với hồ sơ các mặt hàng có giá trị nhỏ hơn $3000 $5,000.

B. Tiếp nhận và xác minh tài sản xác minh tài sản.

1. Khi nhận được tài sản, chúng tôi sẽ tiến hành kiểm tra thực tế và đếm số lượng, đối chiếu với Mẫu SF- của Liên bang đã được phê duyệt 123 hoặc các chứng từ vận chuyển có sẵn. Ghi chú tiếp nhận sẽ được ghi trên tài liệu.

2. Khi phát hiện ra sự khác biệt, một báo cáo về tình trạng thừa và thiếu sẽ được lập và gửi đến văn phòng khu vực của Cục Quản lý Dịch vụ Tổng hợp liên bang (GSA) theo các điều khoản FPMR 101-44.115 FMR 102-37.70 và 41 FMR102-37.350. Trong trường hợp vượt quá $500 hoặc hơn hoặc ước tính theo từng mục, số tiền đó sẽ được liệt kê trên SF-123 và gửi đến văn phòng khu vực GSA.

3. Các mặt hàng tài sản nhận được và phát hành sẽ được ghi vào thẻ kiểm kê. Các giao dịch được ghi lại sẽ hiển thị ngày, số chứng từ, biên lai, vấn đề và số dư. Nó đề cập đến chứng từ nhận và phát hành đã được xác định và do đó cung cấp lịch sử mặt hàng.

4. Hàng năm, chúng tôi sẽ tiến hành kiểm kê tài sản hiện có bằng hình thức kiểm kê thực tế. Một danh sách viết tay xác định các mặt hàng được chuẩn bị và kiểm tra bằng thẻ kiểm kê. Những chênh lệch về hàng tồn kho mà người giám sát trung tâm phân phối không thể giải trình được sẽ được báo cáo cho người quản lý Cơ quan Nhà nước và chỉ có thể điều chỉnh khi có sự chấp thuận bằng văn bản của người quản lý. Mọi nỗ lực hợp lý để giải quyết sự khác biệt sẽ được thực hiện trước khi các điều chỉnh được chấp thuận. Việc xác minh các mặt hàng có giá trị mua lại từ $3000 $5,000 trở lên và xe ô tô chở khách sẽ được thực hiện ít nhất hai lần mỗi năm.

5. Mọi tài sản do trung tâm phân phối phân phối đều được phát hành theo mẫu "Hóa đơn và chứng từ phân phối" Mục 1, 1VAC30-120-150. Tài sản do người nhận tài sản trực tiếp nhận từ cơ quan nắm giữ được cấp theo mẫu "Tài liệu chuyển nhượng tài sản thặng dư" Mục 2, 1VAC30-120-150.

C. Hệ thống kế toán tài chính hệ thống kế toán.

1. Cơ quan Nhà nước chỉ chấp nhận thanh toán cho các dịch vụ dưới hình thức séc, lệnh chi hoặc Hóa đơn chuyển khoản liên phòng ban , do người nhận đã được phê duyệt lập hoặc phát hành và đứng tên người đó. Tất cả các khoản thu đều được gửi đến Thủ quỹ Virginia vào tài khoản của Quỹ đặc biệt. Mọi khoản giải ngân đều được Thủ quỹ thực hiện từ tài khoản khi nhận được hóa đơn được chứng nhận hợp lệ với Kiểm toán viên Nhà nước. Ngoài ra, Cơ quan Nhà nước còn có quỹ chi tiêu nhỏ được phê duyệt.

2. Hệ thống kế toán tài chính được Bộ Dịch vụ Tổng hợp (DGS), Ban Mua sắm và Cung ứng chấp thuận và được Kiểm toán viên Nhà nước phê duyệt, cùng với các hệ thống tài chính khác của DGS. Hệ thống bao gồm một biểu đồ tài khoản, một sổ cái phụ ghi chép các khoản phải thu theo kiểu áo khoác tặng, sổ cái ghi chép các khoản thu để ghi chép toàn bộ tiền mặt nhận được và một sổ cái chung để ghi chép toàn bộ tài sản, nợ phải trả và chi phí. Báo cáo lãi lỗ và bảng cân đối kế toán được lập vào cuối mỗi tháng.

3. Hồ sơ kế toán tài chính được Cục Dịch vụ Tài chính của Bộ lưu giữ như một Quỹ đặc biệt riêng biệt để ghi chép tất cả các khoản thu, chi, tài sản và nợ phải trả.

1VAC30-120-40. Trả lại tài sản được tặng.

A. Điều kiện và thủ tục báo cáo người được tặng thủ tục báo cáo người được tặng. Tài sản vẫn có thể sử dụng được theo quyết định của Cơ quan Nhà nước nhưng không được đưa vào sử dụng trong vòng một năm kể từ ngày mua lại hoặc không còn được sử dụng trong thời gian hạn chế sử dụng 12 hoặc 18 tháng sau đó sẽ được báo cáo cho Cơ quan Nhà nước để được hướng dẫn xử lý. Báo cáo bằng văn bản phải nêu rõ dữ liệu nhận dạng, tình trạng, lý do không sử dụng và hành động được đề xuất.

B. Hướng dẫn xử lý hướng dẫn . Cơ quan Nhà nước sẽ xem xét báo cáo của người được tặng và nếu xác định người được tặng không tuân thủ các điều khoản và điều kiện nêu trong tài liệu tặng, Mục 1 hoặc 2 của 1VAC30-120-150, cơ quan này sẽ ủy quyền bằng văn bản một thủ tục được coi là phù hợp để sử dụng hoặc xử lý tốt nhất đối với mặt hàng đó. Giấy phép có thể bao gồm:

1. Trả lại sản phẩm cho trung tâm phân phối của Cơ quan Nhà nước với chi phí do người nhận chịu và không được hoàn lại phí dịch vụ.

2. Chuyển giao vật phẩm cho người nhận khác, cơ quan tiểu bang SASP về tài sản dư thừa (SASP) hoặc cơ quan liên bang.

3. Cho phép bán nếu không có yêu cầu nào khác.

4. Cho phép tự hủy hoại hoặc sử dụng thứ cấp.

5. Cho phép hủy bỏ.

6. Sửa đổi, điều chỉnh hoặc cấp bản phát hành theo các điều khoản và điều kiện phù hợp với Quy định GSA của Cục Quản lý Dịch vụ Tổng hợp liên bang.

C. Phổ biến các yêu cầu đối với người nhận tài trợ .

1. Một tờ rơi sẽ được chuẩn bị và gửi qua đường bưu điện khoảng bốn lần một năm cho mỗi người nhận đủ điều kiện. Tờ rơi này về cơ bản là một mục quảng cáo liệt kê các bất động sản hiện có. Ngoài ra, nó sẽ chứa các mục tin tức của chương trình, bao gồm các yêu cầu cơ bản của 1VAC30-120-40 và 1VAC30-120-60.

2. Nhân viên Cơ quan Nhà nước sẽ đưa ra thông báo liên quan đến trách nhiệm của người nhận tài trợ đối với các yêu cầu được đề cập trong phần này tại các cuộc họp, hội thảo, buổi tập huấn, thư từ, thông báo đặc biệt và các cuộc khảo sát về việc sử dụng và tuân thủ.

1VAC30-120-50. Phí tài chính và dịch vụ.

A. Tuyên bố chính sách. Cơ quan Bất động sản Liên bang Virginia được phân loại là hoạt động của Quỹ đặc biệt và Giám đốc Cơ quan chịu trách nhiệm quản lý quỹ. Không có khoản phân bổ nào và phí dịch vụ là nguồn thu chính để trang trải chi phí hoạt động. Tiền thu được từ bán hàng/tuân thủ, dịch vụ vận chuyển và quà tặng có thể tạo ra thêm doanh thu. Phí dịch vụ được tính cho tất cả các giao dịch và dịch vụ bất động sản. Chính sách của cơ quan là phí dịch vụ phải công bằng, hợp lý và tối thiểu, nhưng phải được thiết lập để duy trì tình hình tài chính lành mạnh của cơ quan. Mọi chi phí hoạt động đều được bao gồm trong hoạt động Quỹ đặc biệt này, bao gồm nhưng không giới hạn ở tất cả chi phí nhân viên, sàng lọc, vận chuyển, bảo trì, tiện ích, quản lý và kế toán, vật tư, thiết bị, đóng gói và xử lý, tuân thủ và sử dụng, bảo hiểm, vận hành quỹ, duy trì vốnvà chi phí.

B. Các yếu tố trong việc thiết lập các khoản phí thiết lập các khoản phí. Để xác định phí dịch vụ, người ta sử dụng một số yếu tố. Bao gồm các trường hợp chi phí và doanh thu, chi phí mua tài sản, tình trạng và khả năng sử dụng, tính khả dụng chung hoặc đặc biệt, nhu cầu, nhu cầu, kinh nghiệm sử dụng tích lũy, lưu trữ và trưng bày, hành chính và sàng lọc, vận chuyển và giao hàng. Các yếu tố bổ sung liên quan đến chi phí hiện tại, sửa chữa hoặc tái sử dụng tài sản, đóng gói và xử lý đặc biệt, xử lý, cũng như các dịch vụ tuân thủ và sử dụng.

C. Phương pháp xác định chi phí xác định chi phí.

1. Hướng dẫn chung - Bộ luật Virginia § 2.1-445.1 Mục 2.2-1123 của Bộ luật Virginia quy định rằng phân khu có thể thu phí dịch vụ đủ để trang trải chi phí thực hiện chương trình này. Các chính sách, yếu tố và chi phí mua hàng được đề cập trong 1VAC30-120-50 của phần này sẽ xác định các khoản phí được đánh giá. Bất kỳ khoảng thời gian nào cũng có thể dẫn đến sự biến động về số lượng tài sản nhận được, chi phí mua lại, cũng như những thay đổi và tình trạng kinh tế. Cần phải điều chỉnh những thay đổi có thể xảy ra để sửa đổi phí dịch vụ. Tổng phí dịch vụ cho tất cả tài sản do cơ quan tặng trong bất kỳ năm tài chính nào cũng không được vượt quá 20 phần trăm 20% chi phí mua lại ban đầu của chính phủ đối với tài sản đó trong năm đó.

2. Các yếu tố nêu trong tiểu mục A, B và C của phần này sẽ quyết định mức phí dịch vụ.

3. Các chi phí bất thường hoặc bổ sung sẽ được cộng vào phí dịch vụ thông thường và có thể bao gồm nhưng không giới hạn ở việc phục hồi tài sản, trả lại tài sản ở nước ngoài, vận chuyển bất thường và xử lý đặc biệt hoặc phí bất thường.

4. Hướng dẫn tính toán chi phí dịch vụ sẽ được xem xét định kỳ, có thể là hàng tháng, để đánh giá tình trạng thu nhập-chi phí. Khi được bảo hành, những thay đổi trong hướng dẫn sẽ được thực hiện để tuân thủ các điều khoản trong FPMR 101.44.202(d) FMR 102-37.275.

D. Giảm phí cho dịch vụ Nhận hàng trực tiếp. Khi tài sản được người nhận tài sản kiểm tra hoặc nhận trực tiếp từ cơ quan nắm giữ, phí dịch vụ sẽ được giảm theo tỷ lệ tương ứng với các dịch vụ cụ thể không do Cơ quan Nhà nước cung cấp như chi phí kiểm tra, vận chuyển và lưu kho. Phí sẽ được giảm 10-25% 10% đến 25% so với phí dịch vụ thông thường khi người nhận thực hiện một phần dịch vụ tổng thể. Nhìn chung, các yếu tố còn lại sẽ được áp dụng khi thiết lập phí dịch vụ vì các giao dịch như vậy cũng phải chịu một phần chi phí hoạt động tổng thể.

E. Sử dụng quỹ quỹ. Doanh thu từ phí dịch vụ cũng như từ các nguồn khác như bán hàng, hành động tuân thủ, quà tặng và khoản phân bổ có thể được sử dụng để trang trải mọi chi phí trực tiếp và gián tiếp của cơ quan bao gồm nhân sự, mua sắm vốn và cải thiện cơ sở văn phòng và trung tâm phân phối, cải tạo tài sản, mua sắm và bảo trì thiết bị. Các phân loại chính của ngân sách nhà nước hiện tại bao gồm Dịch vụ cá nhân, Dịch vụ theo hợp đồng, Vật tư và Nguyên vật liệu, Thanh toán chuyển khoản, Chi phí liên tục, Tài sản và Cải tiến, Thiết bị, Nhà máy và Cải tiến. Phân loại có thể được thay đổi, thêm hoặc xóa. Các kế hoạch và chi tiêu vốn phải được phê duyệt theo yêu cầu của Commonwealth of Virginia. Tính toàn vẹn của quỹ đặc biệt được đảm bảo ở chỗ quỹ chỉ được sử dụng cho hoạt động của cơ quan và việc thúc đẩy chương trình.

F. Quỹ dự trữ vốn lưu động quỹ dự trữ vốn. Quỹ dự trữ tài chính có thể được tích lũy và duy trì ở mức không vượt quá tổng chi phí của cơ quan trong năm trước, cộng với yếu tố lạm phát và tốc độ chi phí hoạt động hiện tại. Có thể tích lũy thêm các khoản tiền vượt quá mức trên nếu cơ quan có kế hoạch chi tiết cho các nhu cầu tăng thêm như chi phí bảo trì, chi phí vốn cho cơ sở mới, mở rộng, sửa chữa hoặc cải tạo, chương trình mới, mua sắm thiết bị và chi phí nhân sự. Nếu số tiền tích lũy vượt quá mức mô tả ở trên, phí dịch vụ sẽ được giảm để đưa quỹ đặc biệt xuống mức được phép. Tiền thu được từ việc bán bất kỳ cơ sở nào sẽ được gửi vào quỹ và tuân theo các điều khoản của đoạn này.

G. Quỹ tích lũy quỹ. Các khoản tiền từ phí dịch vụ hoặc từ các nguồn khác tích lũy trước ngày 17 tháng 10, 1977, sẽ được sử dụng để duy trì hoạt động của cơ quan vì lợi ích của tất cả những người nhận tài trợ tham gia.

H. Tiền gửi và đầu tư đầu tư. Tất cả các khoản tiền có nguồn gốc từ phí dịch vụ hoặc các nguồn khác đều được gửi vào Ngân khố Virginia. Cơ quan quản lý tài sản nhà nước liên bang không được phép đầu tư tiền.

1VAC30-120-60. Điều khoản và điều kiện về tài sản tặng cho.

A. Chứng nhận của Người tặng cho trên tất cả Tài sản được tặng . Người đại diện được ủy quyền của người nhận chứng nhận và đồng ý với tất cả các điều khoản, điều kiện, điều khoản bảo lưu và hạn chế có trong các tài liệu phát hành được trình bày dưới dạng phụ lục trong 1VAC30-120-150.

1. Tài liệu phân phối và hóa đơn.; Phụ lục 1

2. Biên bản chuyển nhượng tài sản thừa. Triển lãm 2

B. Chứng nhận bổ sung do Người tặng chứng nhận cho việc tặng Máy bay và Tàu thuyền.

1. Tài liệu chuyển giao có điều kiện máy bay chiến đấu. Triển lãm 3;

2. Tài liệu chuyển giao có điều kiện máy bay không phải loại chiến đấu.; Triển lãm 4;

3. Tài liệu chuyển nhượng có điều kiện của tàu.; Triển lãm 5.

C. Sửa đổi và phát hành bản phát hành các điều khoản và điều kiện điều kiện.

1. Cơ quan Nhà nước có thể sửa đổi, thay đổi hoặc cấp phép miễn trừ bất kỳ điều khoản, điều kiện hoặc hạn chế nào mà cơ quan này áp dụng đối với các mặt hàng được tặng theo các tiêu chuẩn được quy định trong Phụ lục 3, 1VAC30-120-150, trong kế hoạch này với điều kiện là các điều kiện liên quan đến từng tình huống đã được chứng minh rõ ràng trước đó theo sự hài lòng của Cơ quan Nhà nước và được ghi vào hồ sơ.

2. Theo FPMR 101-44.208(h) FMR 102-37.465(1) Cơ quan Nhà nước có thể cấp phép cho người nhận để tận dụng hoặc thực hiện việc sử dụng thứ cấp một mặt hàng tuân theo các điều khoản, điều kiện, điều khoản bảo lưu hoặc hạn chế được liệt kê trên Tài liệu và Hóa đơn Phân phối, Phụ lục 1. Cơ quan Nhà nước có thể cấp một mặt hàng cho mục đích tận dụng hoặc sử dụng thứ cấp với sự chấp thuận cho hành động đó được ghi trên Hóa đơn và Tài liệu Phân phối. Nếu người nhận thấy rằng họ không thể sử dụng vật phẩm được tặng cho mục đích đã mua và do đó muốn bán hoặc sử dụng cho mục đích thứ cấp thì phải gửi yêu cầu chấp thuận bằng văn bản đến Cơ quan Nhà nước. Yêu cầu phải nêu rõ tên, tình trạng và mục đích sử dụng của mặt hàng. Cơ quan Nhà nước sẽ trả lời bằng văn bản và có thể chấp thuận khi xác định rằng hành động đó có vẻ là cách sử dụng tốt nhất cho mặt hàng đó.

3. Tiêu chuẩn để sửa đổi hoặc cấp phép phát hành. Theo 1VAC30-120-60 phần này của kế hoạch hoạt động, Cơ quan Nhà nước có thể sửa đổi hoặc cấp giấy miễn trừ trong thời gian hạn chế các điều khoản, điều kiện, bảo lưuhoặc hạn chế mà cơ quan này áp đặt đối với tài sản được tặng; theo các tiêu chuẩn sau đây với điều kiện các điều kiện liên quan đến từng tình huống đã được chứng minh rõ ràng trước đó theo sự thỏa mãn của Cơ quan Nhà nước và đã được ghi vào hồ sơ:

a. Sử dụng thứ cấp hoặc tận dụng lẫn nhau. Việc sử dụng thứ cấp hoặc tận dụng có thể được thực hiện với điều kiện:

1. (1) Việc tháo rời sản phẩm để sử dụng các bộ phận cấu thành cho mục đích sử dụng thứ cấp hoặc sửa chữa và bảo trì một sản phẩm tương tự có lợi ích tiềm năng lớn hơn so với việc sử dụng sản phẩm ở dạng hiện có;

2. (2) Các mặt hàng được chấp thuận để tháo rời hoặc loại bỏ sẽ vẫn nằm trong thời hạn hạn chế do tài liệu chuyển nhượng áp đặt cho đến khi hoàn tất việc sử dụng thứ cấp hoặc loại bỏ theo đề xuất; và

3. (3) Người nhận tài trợ phải lập báo cáo bằng văn bản về hành động đó gửi đến Cơ quan Nhà nước, bao gồm danh sách tất cả các thành phần phát sinh từ việc sử dụng thứ cấp hoặc tận dụng có chi phí mua một mặt hàng duy nhất là $3000 $3,000 hoặc hơn. Các thành phần này sẽ vẫn chịu những hạn chế do văn bản chuyển nhượng áp đặt. Các thành phần có chi phí mua một mặt hàng duy nhất nhỏ hơn $3000 $3,000 sẽ được miễn các hạn chế do tài liệu chuyển nhượng áp đặt. Tuy nhiên, các thành phần này sẽ tiếp tục được sử dụng hoặc được xử lý theo luật và quy định hiện hành.

b. Đổi một mặt hàng để lấy một mặt hàng thay thế tương tự. Một tài sản cá nhân được tặng có thể được trao đổi hoặc sử dụng để thanh toán toàn bộ hoặc một phần cho một tài sản tương tự khác với điều kiện:

1. (1) Khi yêu cầu được đưa ra, mặt hàng đang được giao dịch không ở trong tình trạng tuân thủ các điều khoản, điều kiện, điều khoản bảo lưuhoặc hạn chế được áp dụng cho mặt hàng đó;

2. (2) Mặt hàng được trao đổi đã được người nhận sử dụng cho các mục đích đủ điều kiện trong ít nhất 6 sáu tháng kể từ ngày đưa vào sử dụng và đã được chứng minh rằng việc trao đổi sẽ làm tăng giá trị sử dụng cho người nhận;

3. (3) Việc trao đổi chỉ được thực hiện theo nguyên tắc một đổi một, nghĩa là một mặt hàng được tặng sẽ được trao đổi lấy một mặt hàng tương tự có tiềm năng sử dụng tương tự;

4. (4) Mặt hàng được mua có giá trị thị trường ước tính ít nhất bằng giá trị thị trường ước tính của mặt hàng đang được giao dịch; và

5. (5) Mặt hàng được mua phải tuân theo thời hạn hạn chế còn lại của mặt hàng được giao dịch.

c. Bãi bỏ. Ngoại trừ các trường hợp liên quan đến việc không sử dụng hoặc sử dụng sai mục đích tài sản được tặng, việc hủy bỏ các hạn chế do Cơ quan Nhà nước áp đặt trong văn bản chuyển nhượng có thể được ủy quyền khi thanh toán cho Cơ quan Nhà nước một khoản tiền tương ứng với giá trị thị trường hợp lý tại thời điểm tặng trừ đi khoản tín dụng cho thời gian tài sản được sử dụng cho mục đích mà tài sản được tặng, trong thời gian hạn chế và với điều kiện là Cơ quan Nhà nước xác định rằng hành động như vậy sẽ không dẫn đến khoản thu nhập bất ngờ cho người được tặng và với điều kiện là tài sản đã được sử dụng trong ít nhất 12 tháng kể từ ngày đưa vào sử dụng.

d. Sửa đổi chi phí mua lại. Chi phí mua một mặt hàng có thể được điều chỉnh nếu yêu cầu đó được người nhận đưa ra bằng văn bản và Cơ quan Nhà nước xác định rằng chi phí mua được liệt kê là không thực tế xét đến chi phí nghiên cứu và phát triển, tính không hoàn thiện do thiếu bộ phận hoặc tình trạng xấu đi nói chung của mặt hàng.

e. Sự phá hủy và bỏ hoang. Một tài sản cá nhân được tặng có thể bị người nhận tiêu hủy hoặc bỏ rơi khi xác định rằng tài sản đó không có giá trị thương mại hoặc chi phí ước tính cho việc chăm sóc và xử lý liên tục vượt quá số tiền ước tính thu được từ việc bán tài sản đó. Quyết định sẽ dựa trên kết luận được đưa ra bằng văn bản của Cơ quan Nhà nước và Cơ quan Nhà nước sẽ quy định các biện pháp và phương tiện để tiêu hủy hoặc bỏ hoang tài sản.

f. Thực thi việc tuân thủ. Việc thực thi các điều khoản và điều kiện, các điều khoản bảo lưu và hạn chế do Cơ quan Nhà nước áp đặt đối với tài sản được tặng hoặc biện pháp khắc phục vi phạm các điều khoản và điều kiện đó có thể được đáp ứng:

1. (1) Khi thanh toán cho Cơ quan Nhà nước bất kỳ và tất cả các giá trị cho thuê hợp lý đến hạn và phải trả cho bất kỳ việc sử dụng trái phép tài sản được tặng;

2. (2) Khi thanh toán cho Cơ quan Nhà nước theo giá trị thị trường hợp lý hoặc tổng số tiền thu được từ việc bán, tùy theo mức nào vì lợi ích tốt nhất của Nhà nước, để xử lý hoặc phá hủy trái phép tài sản được tặng; hoặc

3. (3) Khi tài sản được tặng được Cơ quan Nhà nước thu hồi thì trách nhiệm giải trình và phân phối tài sản đó là trách nhiệm của Cơ quan Nhà nước.

g. Giảm thời hạn hạn chế. Với điều kiện một mặt hàng tài sản được tặng không tuân thủ quy định, việc giảm thời hạn hạn chế có thể được chấp thuận khi Cơ quan Nhà nước ban hành tiêu chuẩn sửa đổi bao gồm thời hạn hạn chế.

h. Hạn chế. Những quy định này không áp dụng cho:

1. (1) Máy bay loại quân sự được tặng hoặc các mặt hàng tài sản khác mà Cục Quản lý Dịch vụ Tổng hợp liên bang GSA đã áp dụng điều kiện xử lý đặc biệt hoặc hạn chế sử dụng; hoặc

2. (2) Tài sản không được đưa vào sử dụng cho mục đích đã mua trong vòng một năm kể từ ngày tài sản được đưa vào sử dụng và tiếp tục được sử dụng trong một năm kể từ ngày tài sản được đưa vào sử dụng, ngoại trừ đối với mục đích sử dụng thứ cấp hoặc mục đích sử dụng chung như quy định tại FPMR 101-44.208(h) FMR 102-37.465(c).

D. Cơ quan Nhà nước có thể áp đặt các điều khoản, điều kiện, bảo lưuvà hạn chế hợp lý đối với việc sử dụng các mặt hàng tài sản tặng cho ngoài những mặt hàng có chi phí mua đơn vị là $3,000 trở lên và xe chở khách.

1VAC30-120-70. Tài sản tặng không được sử dụng.

A. Chính sách của cơ quan nhà nước. Cơ quan Nhà nước sẽ xử lý tài sản mà mình nắm giữ mà người nhận tài sản không thể sử dụng được trong tiểu bang và tài sản sẽ được xử lý theo các quy định của FPMR 101-44.205 FMR 102.37-290 đến FMR 102-37.320.

B. Chuyển giao cho các cơ quan nhà nước khác các cơ quan nhà nước khác. Tài sản sẽ được cung cấp cho các Cơ quan Nhà nước khác bằng cách lưu hành danh sách tài sản hoặc thông báo bằng lời nói. Khuyến khích đại diện của các cơ quan nhà nước khác đến kiểm tra và lựa chọn tài sản không cần thiết. Việc chuyển nhượng tài sản sẽ được thực hiện bằng cách xử lý SF 123 của tiểu bang yêu cầu được gửi qua văn phòng Tổng cục Dịch vụ Liên bang (GSA) tùy thuộc vào việc không chấp thuận trong vòng 30 ngày.

C. Báo cáo tài sản không cần thiết có thể sử dụng tài sản không cần thiết có thể sử dụng. Cơ quan Nhà nước có thể báo cáo bất cứ lúc nào về tài sản không cần thiết có thể sử dụng được, không cần chuyển sang tiểu bang khác, cho văn phòng khu vực GSA để phân phối lại hoặc xử lý theo cách khác. Tài sản phải được xác định, đánh dấu theo tiềm năng sử dụng của Liên bang và yêu cầu hoàn trả.

D. Sự sắp xếp. GSA sẽ thông báo cho Cơ quan Nhà nước về việc xử lý cần thực hiện và nhìn chung đây sẽ là việc chuyển nhượng tái sử dụng hoặc báo cáo để bán. Với sự chấp thuận của văn phòng khu vực, tài sản cần bán có thể được chuyển đến trung tâm bán hàng của Trung tâm bán hàng GSA hoặc văn phòng xử lý tài sản được chỉ định của Bộ Quốc phòng thuộc Văn phòng Xử lý Tài sản DoD. Nói chung, phế liệu sẽ được bán trên trang web của Cơ quan Nhà nước. Có thể yêu cầu hoàn tiền theo quy định của Quy định GSA.

E.Phá hủy hoặc bỏ rơi. Khi Cơ quan Nhà nước phát hiện tài sản mà mình đang sở hữu không thể sử dụng được đối với người nhận tài sản ở Commonwealth hoặc các tiểu bang khác và được xác định là không có giá trị thương mại hoặc chi phí ước tính cho việc tiếp tục chăm sóc và xử lý tài sản đó sẽ vượt quá số tiền thu được ước tính từ việc bán tài sản đó, Cơ quan Nhà nước sẽ tiến hành tiêu hủy hoặc từ bỏ tài sản đó ngay lập tức, tùy thuộc vào sự không chấp thuận của GSA trong vòng 30 ngày kể từ khi Cơ quan Nhà nước thông báo cho GSA.

1VAC30-120-80. Phân phối công bằng và bình đẳng.

A. Chính sách. Cơ quan Nhà nước chịu trách nhiệm phân phối công bằng và bình đẳng tài sản thặng dư được phân bổ cho tất cả người nhận đủ điều kiện tại Virginia. Kế hoạch phân phối dựa trên nhu cầu và đánh giá nhu cầu, nguồn lực và khả năng sử dụng tương đối của tất cả các cơ quan và tổ chức đủ điều kiện. Những người nhận có nhu cầu cao hơn sẽ được xem xét và hỗ trợ thích đáng.

B. Quyết tâm. Nhu cầu tương đối, nguồn lực và khả năng sử dụng sẽ được xác định bằng cách xem xét các yêu cầu và lý do về tài sản của người được tặng, tình trạng khẩn cấp, các ưu tiên của chương trình và dự án do các cơ quan có thẩm quyền đưa ra và tham khảo ý kiến của các cá nhân và cơ quan tư vấn như các tổ chức công và tư, Văn phòng Sở Dịch vụ Khẩn cấp Virginia , Sở Quản lý, Kế hoạch và Ngân sách của Tiểu bang, Quản lý Nghề nghiệp và Chuyên môn, Giáo dục, Y tế và Dịch vụ Xã hội, và Ủy ban Việc làm Virginia . Khi Thống đốc tuyên bố tình trạng khẩn cấp, Sở Quản lý Dịch vụ Khẩn cấp của Văn phòng Tiểu bang có thể chỉ đạo ưu tiên các vấn đề về tài sản. Bảng xếp hạng chung hoặc số chỉ số lấy từ Bộ Kế hoạch và Ngân sách sẽ được sử dụng làm yếu tố để xác định nhu cầu và nguồn lực tương đối của các thành phố và quận. Để xác định nhu cầu và nguồn lực tương đối của các tổ chức giáo dục và y tế phi lợi nhuận, Cơ quan Nhà nước sẽ tìm kiếm sự hỗ trợ từ các tổ chức như Hội đồng Cao đẳng Độc lập tại Virginia, Hiệp hội Bệnh viện và Chăm sóc Sức khỏe Virginia và Hiệp hội Trẻ em Khuyết tật Arc of Virginia. Những cá nhân chủ chốt như viên chức mua sắmvà người quản lý địa phương của những người nhận đủ điều kiện sẽ được tham khảo ý kiến.

C. Ứng dụng. Nhìn chung, nhu cầu, nguồn lực và khả năng sử dụng sẽ được xác định cho các hạng mục chính và các loại thiếtbị và vật liệu đặc biệt. Ví dụ có thể là: xe cộ, thiết bị xây dựng, thiết bị xử lý vật liệu, máy công cụ, máy phát điện, thiết bị ADP, thiết bị khoa học phức tạp, tàu thuyền và máy bay.

D. Yêu cầu của người nhận. Đại diện có thẩm quyền của các tổ chức được tặng được mời nộp danh sách tất cả các mặt hàng cần thiết trong các danh mục, nhưng không giới hạn ở, như được quy định tại tiểu mục C của phần này. Các chuyên viên sàng lọc của Virginia Agency sẽ được hướng dẫn tìm kiếm và lựa chọn bất động sản theo danh sách mong muốn đã biết.

Người đại diện được ủy quyền cũng có thể gửi yêu cầu tới Cơ quan Nhà nước về các mặt hàng cụ thể được xác định ở bất kỳ đâu tại Hoa Kỳ. Đại diện của bên nhận có thể gặp gỡ các nhân viên sàng lọc của cơ quan tại các cơ sở liên bang để kiểm tra các mặt hàng cụ thể nhằm xác định xem chúng có phù hợp với nhu cầu của họ hay không. Người nhận có thể trực tiếp đến nhận tài sản đã được lựa chọn và chấp thuận để tặng nếu có yêu cầu.

E. Chuyển nhượng tài sản cho người được tặng. Cơ quan Nhà nước sẽ tiến hành phân bổ thiết bị khi có sẵn theo quy định tại tiểu mục B và C của phần này.

Cơ quan Nhà nước sẽ nộp đơn lên Cơ quan Quản lý Dịch vụ Tổng hợp liên bang GSA để xin tài sản cụ thể được người nhận tài sản yêu cầu và sắp xếp để người nhận tài sản trực tiếp đến lấy từ cơ quan nắm giữ khi được yêu cầu và/ hoặc khi có thể. Có thể sắp xếp nhận hàng trực tiếp nếu tiết kiệm được chi phí đối với những mặt hàng cần thiết nhưng chưa được xác định cụ thể.

Phần lớn các mặt hàng tạp hóa, bao gồm nhiều mặt hàng chính, sẽ được các nhân viên sàng lọc của cơ quan Virginia sàng lọc và lựa chọn tại các cơ sở liên bang để nộp đơn và vận chuyển đến các trung tâm phân phối kho của Cơ quan Tài sản Nhà nước Liên bang. Các mặt hàng chính như được mô tả trong tiểu mục C của phần này sẽ được cung cấp cho người nhận phù hợp với tiểu mục B của phần này.

Các mặt hàng tạp hóa, không bao gồm các mặt hàng lớn, sẽ được cung cấp tại trung tâm phân phối của Cơ quan Nhà nước theo hình thức siêu thị, ai đến trước được phục vụ trước . Các mặt hàng chính nằm ở trung tâm, được trao cho người nhận theo yêu cầu nhưng không được nhận, sẽ được trao cho bất kỳ người nhận đủ điều kiện nào theo nguyên tắc ai đến trước được phục vụ trước . Không yêu cầu phải có cuộc hẹn trước để đến thăm trung tâm phân phối và đại diện được ủy quyền có thể đến thăm để kiểm tra và lựa chọn tài sản vào bất kỳ ngày làm việc nào của Tiểu bang .

1VAC30-120-90. Điều kiện tham gia.

A. Tổng quát.

1. Cơ quan công quyền cơ quan. Tài sản cá nhân dư thừa có thể được quyên góp thông qua Cơ quan Nhà nước cho bất kỳ cơ quan công nào trong Commonwealth of Virginia hoặc đơn vị hành chính của khối này, bao gồm bất kỳ đơn vị chính quyền địa phương hoặc khu vực phát triển kinh tế nào; hoặc bất kỳ sở, cơ quan, công cụ nào của khối này, bao gồm các công cụ được tạo ra bởi hiệp ước hoặc thỏa thuận khác giữa các tiểu bang hoặc đơn vị hành chính, các quận tiểu bang đa quyền hạn được thành lập theo hoặc theo luật tiểu bang, hoặc bất kỳ bộ lạc, nhóm, nhóm, pueblo hoặc cộng đồng người da đỏ nào nằm trên khu bảo tồn của tiểu bang. Tài sản thặng dư thu được phải được cơ quan công quyền sử dụng để thực hiện hoặc thúc đẩy cho cư dân của một khu vực chính trị nhất định một hoặc nhiều mục đích công cộng như bảo tồn, phát triển kinh tế, giáo dục, công viên và giải trí, y tế công cộng, an toàn công cộng và dịch vụ khẩn cấp.

2. Cơ sở giáo dục phi lợi nhuận hoặc cơ sở y tế công cộng. Tài sản cá nhân dư thừa cũng có thể được quyên góp cho các tổ chức giáo dục hoặc y tế phi lợi nhuận theo quy định tại Mục § 501 của Bộ luật Thuế thu nhập năm 1954 1986 như: các tổ chức y tế, bệnh viện, phòng khám, trung tâm y tế, viện dưỡng lão, trường học, cao đẳng, đại học, trường dành cho người chậm phát triển trí tuệ và khuyết tật về thể chất, trung tâm chăm sóc trẻ em, đài phát thanh và truyền hình giáo dục, bảo tàng, thư viện và các chương trình dành cho người Mỹ cao tuổi như được mô tả trong FPMR 101-44.200 FMR 102-37.380(c). Tài sản thặng dư thu được phải được các tổ chức hoặc cơ sở giáo dục phi lợi nhuận hoặc y tế công cộng đủ điều kiện sử dụng cho các chức năng chính mà hoạt động đó nhận được tài sản quyên góp chứ không phải cho mục đích không liên quan hoặc thương mại.

B. Xác định tư cách đủ điều kiện. Cơ quan Nhà nước về Tài sản Liên bang chịu trách nhiệm xác định xem người nộp đơn có đủ điều kiện để trở thành một cơ quan công hoặc một tổ chức hoặc cơ sở giáo dục phi lợi nhuận hoặc tổ chức y tế công cộng tham gia chương trình và nhận các khoản quyên góp tài sản cá nhân dư thừa hay không. Sự chấp thuận chỉ được cấp khi người nộp đơn đáp ứng các điều khoản và tiêu chí chấp thuận như đã nêu trong Luật 40 USC § 549 và FPMR 101-44.207 FMR 102-37.385. Tình trạng đủ điều kiện của mỗi thực thể đủ điều kiện sẽ được cập nhật ba năm một lần sau lần phê duyệt ban đầu. Tham khảo tiểu mục D của phần này. Hồ sơ đủ điều kiện cho các viện dưỡng lão có kỹ năng; các cơ sở chăm sóc trung gian; các trung tâm cai nghiện rượu và ma túy; các chương trình dành cho người cao tuổi; và các chương trình khác được chứng nhận, phê duyệt và cấp phép hàng năm phải được cập nhật hàng năm.

C. Thủ tục đủ điều kiện thủ tục.

1. Một cơ quan, tổ chức hoặc cơ quan quan tâm đến việc nhận tài sản thặng dư của liên bang phải chứng minh đủ điều kiện bằng cách yêu cầu mẫu đơn xin đủ điều kiện, điền đầy đủ thông tin được yêu cầu và gửi toàn bộ tài liệu đơn xin đến Cơ quan Tiểu bang.

2. Cơ quan Nhà nước sẽ xem xét đơn và thông báo cho người nộp đơn về việc chấp thuận, không chấp thuận hoặc cần cung cấp thêm thông tin bắt buộc.

D. Thông tin cần đưa vào trong Đơn xin xét duyệt đủ điều kiện .

1. Tên hợp pháp, địa chỉ, số điện thoại;

2. Tình trạng của người nộp đơn:

a. Cơ quan công: chỉ định loại hình như cơ quan nhà nước, thành phố, quận, thị trấn, cơ quan có thẩm quyền đa ngành, trường cao đẳng, đại học, trường học, hệ thống trường học, bệnh viện, phòng khám, trung tâm y tế, khu bảo tồn của người da đỏ hoặc trung tâm chăm sóc người cao tuổi;

b. Cơ sở giáo dục phi lợi nhuận: chỉ định loại hình như trường cao đẳng, đại học, mẫu giáo, tiểu học, trung học phổ thông, dạy nghề, kỹ thuật, đặc biệt, chậm phát triển trí tuệ hoặc khuyết tật thể chất, phục hồi chức năng, chăm sóc trẻ em, người già, bảo tàng và thư viện;

c. Các cơ sở y tế phi lợi nhuận: chỉ định loại hình như cơ sở y tế, bệnh viện, phòng khám, trung tâm y tế, viện dưỡng lão.

3. Chuẩn bị đơn xin vào cơ quan công cộng hoặc phi lợi nhuận. Nếu là tổ chức phi lợi nhuận, hãy đưa vào làm bằng chứng một bản sao miễn thuế theo Mục § 501 của Bộ luật Thuế thu nhập năm 1954 1986.

4. Mô tả ngắn gọn về chương trình công cộng của người nộp đơn như nêu tên phòng ban, dịch vụ hoặc hoạt động, nhà máy, cơ sở vật chất và nhân viên. Nếu một tổ chức giáo dục hoặc y tế phi lợi nhuận cung cấp mô tả ngắn gọn về các dịch vụ, nhà máy, cơ sở vật chất và nhân viên cụ thể để Cơ quan Nhà nước có thể xác định tiêu chuẩn đủ điều kiện và định nghĩa về các tổ chức đủ điều kiện.

5. Bằng chứng về sự chấp thuận, công nhận hoặc cấp phép. Nếu thiếu bằng chứng đó, có thể nộp thư đánh giá từ cơ quan có thẩm quyền về chương trình như: quận, thành phố, sở ban ngành tiểu bang, trường cao đẳng hoặc đại học, hoặc hệ thống trường học, thay thế cho bằng chứng đó.

6. Cam kết không phân biệt đối xử, Mục 6 của 1VAC30-120-150, được thực hiện bởi đại diện được ủy quyền của người nhận như một yêu cầu để phê duyệt đơn xin đủ điều kiện và trước khi mua tài sản dư thừa.

Đảm bảo tuân thủ Quy định của GSA theo các quy định chống phân biệt đối xử được ban hành theo Chương VI của Đạo luật Dân quyền năm 1964 (42 USC § 2000d đến 2000d-4), Mục 606 của Chương VI của Đạo luật Dịch vụ Hành chính và Tài sản Liên bang năm 1949, đã sửa đổi 40 USC § 122), Mục 504 của Đạo luật Phục hồi chức năng năm 1973 (29 USC § 794), đã sửa đổi, Chương IX của các Tu chính án Giáo dục năm 1972 20 USC §§ 1681 đến 1688, đã sửa đổi, và Mục 303 của Đạo luật Chống phân biệt đối xử theo độ tuổi năm 1975 (42 USC §§ 6101 đến 6107).

7. Đơn phải được ký bởi người đứng đầu hành chính hoặc viên chức có trách nhiệm khác của người nộp đơn, người có thẩm quyền hành động thay mặt người nộp đơn trong mọi vấn đề liên quan đến tài sản thặng dư liên bang , bao gồm đơn xin đủ điều kiện, mua lại tài sản thặng dư liên bang , nghĩa vụ về các khoản tiền cần thiết, thực hiện các tài liệu, chứng nhận các điều khoản, điều kiện và hạn chế, sử dụng và xử lý tài sản.

8. Có thể yêu cầu thông tin bổ sung về nhu cầu, nguồn lực và khả năng sử dụng tương đối để hỗ trợ Cơ quan Nhà nước phân phối tài sản sẵn có một cách công bằng và hợp lý.

9. Khi được chấp thuận đủ điều kiện, người nhận tài trợ, người đứng đầu bộ phận hành chính hoặc viên chức có trách nhiệm khác sẽ được yêu cầu chỉ định một người để xử lý và chịu trách nhiệm về mọi vấn đề liên quan đến tài sản thặng dư của liên bang. Người này có thể ủy quyền cho một hoặc nhiều người khác lựa chọn và ký nhận tài sản cho người nhận đủ điều kiện. Chữ ký của tất cả những người được ủy quyền sẽ được lưu trong hồ sơ của Cơ quan Nhà nước.

E. Điều kiện đủ tư cách . Trong một số trường hợp, các hoạt động mới được tổ chức có thể chưa bắt đầu hoạt động hoặc chưa hoàn thành việc xây dựng cơ sở vật chất, hoặc có thể chưa được phê duyệt, công nhận hoặc cấp phép theo yêu cầu để đủ điều kiện là người nhận tài trợ hợp lệ. Trong những trường hợp khác, có thể không có cơ quan cụ thể nào có thể chấp thuận, công nhận hoặc cấp phép cho người nộp đơn theo yêu cầu để đủ điều kiện. Trong những trường hợp này, Cơ quan Nhà nước có thể chấp nhận thư từ các cơ quan công quyền, địa phương hoặc tiểu bang, mà Cơ quan Nhà nước coi là có thẩm quyền như hội đồng y tế hoặc hội đồng giáo dục rằng người nộp đơn đáp ứng các tiêu chuẩn quy định đối với các tổ chức và cơ sở được phê duyệt, công nhậnhoặc cấp phép. Trong trường hợp hoạt động giáo dục, Cơ quan Nhà nước có thể coi thư từ các tổ chức được công nhận hoặc chấp thuận xác nhận sinh viên từ tổ chức nộp đơn đã và đang được chấp nhận là đủ.

1VAC30-120-100. Tuân thủ và sử dụng.

A. Các mặt hàng được tặng Tuân thủ tuân thủ và Đánh giá sử dụng Đánh giá sử dụng về các Điều khoản và Điều kiện điều kiện (1VAC30-120-60):

1. Các mặt hàng có chi phí mua đơn vị là $3000 $3,000 trở lên và bất kỳ xe chở khách nào;

2. Các mặt hàng yêu cầu điều kiện xử lý đặc biệt hoặc hạn chế sử dụng theo quy định của Cục Quản lý Dịch vụ Tổng hợp liên bang (GSA) theo FPMR - 10144.108 FMR 102-37, Phần phụ E;

3. Yêu cầu theo luật định rằng tất cả các mặt hàng tài sản tặng mà người nhận được phải được đưa vào sử dụng trong vòng một năm kể từ ngày mua và sau đó được sử dụng trong 12 tháng hoặc 18 tháng nếu chi phí mua là $3000 $3,000 trở lên hoặc một phương tiện cơ giới chở khách;

4. Các mặt hàng có chi phí mua sắm đơn vị nhỏ hơn $3000 $3,000 có thể phải đưa vào kho dự trữ theo quyết định của Cơ quan Nhà nước;

5. Bất kỳ tài sản nào bị cáo buộc là gian lận, trộm cắp, sử dụng sai mục đích hoặc xử lý trái phép.

B. Đánh giá.

1. Cơ quan Nhà nước sẽ tiến hành đánh giá việc tuân thủ và sử dụng ít nhất một lần trong thời gian hạn chế sử dụng đối với các mặt hàng như được mô tả trong tiểu mụcA. 1 và 2 của phần này.

2. Việc đánh giá có thể được thực hiện bằng thư hỏi đáp hoặc bằng chuyến thăm để quan sát việc sử dụng tài sản. Các nhân viên của Cơ quan Nhà nước sẽ đến thăm người nhận quà tùy theo khả năng về thời gian và chi phí. Ngoài việc chỉ khảo sát mức độ tuân thủ và sử dụng, các chuyến thăm sẽ mang tính xây dựng và hữu ích cho người nhận. Thông tin sẽ được cung cấp về các điều khoản và hạn chế; tiềm năng sử dụng mặt hàng, thủ tục và cơ hội đặc biệt khi mua tài sản, và lời mời đóng góp ý kiến về việc cải thiện chương trình.

3. Báo cáo đánh giá sẽ là một phần của hồ sơ mục được tặng. Phiếu câu hỏi gửi qua thư sẽ đóng vai trò như một báo cáo. Những người thực hiện đánh giá thông qua các chuyến thăm cũng sẽ lập báo cáo về mục đích sử dụng, tình trạng và đề xuất chuyển giao hoặc xử lý.

C. Hành động tuân thủ hành động.

1. Khi khảo sát sử dụng cho thấy một mặt hàng đang được sử dụng hợp lệ, báo cáo sẽ ghi nhận điều đó và không cần lập kế hoạch hành động nào khác.

2. Những thiếu sót trong việc sử dụng có thể bao gồm nhưng không giới hạn ở việc không sử dụng hoặc sử dụng sai mục đích; sử dụng không đủ điều kiện như cho vay, cho thuê hoặc tặng; chiếm dụng,   xử lý hoặc bántrái phép; không sử dụng tài   sản trong khung thời gian quy định; gian lận; hoặc trộm cắp.

3. Khi phát hiện ra những thiếu sót, Cơ quan Nhà nước sẽ có biện pháp khắc phục từng trường hợp cụ thể. Điều này sẽ bao gồm hành động đưa vật phẩm hoặc các vật phẩm vào sử dụng trong khung thời gian quy định, chuyển cho người nhận khác hoặc cơ quan nhà nước, trả lại cho Cơ quan nhà nước, chấp thuận việc tiêu hủy, từ bỏ, hủy bỏ hoặc báo cáo với GSA để tái sử dụng hoặc bán.

4. Cơ quan Nhà nước sẽ tiến hành một cuộc điều tra thích hợp về bất kỳ cáo buộc gian lận nào trong việc mua lại tài sản hiến tặng và Cục Điều tra Liên bang (FBI) và GSA sẽ được thông báo ngay lập tức về các cáo buộc và tình trạng của cuộc điều tra. Thanh tra viên của Cơ quan Nhà nước sẽ lập báo cáo về tình tiết và kết quả điều tra vụ án và báo cáo này sẽ được cung cấp cho tất cả những người có thẩm quyền.

5. Các vụ trộm cắp tài sản dư thừa được Cơ quan Nhà nước quản lý hoặc bị cáo buộc sẽ được điều tra ngay lập tức và các chi tiết cũng như tình tiết sẽ được báo cáo cho các quan chức thực thi pháp luật địa phương, FBI địa phương và văn phòng GSA khu vực .

6. Cơ quan Nhà nước sẽ tiến hành một cuộc điều tra thích hợp về mọi cáo buộc sử dụng sai mục đích tài sản được tặng và thông báo ngay cho GSA về các cáo buộc đó.

7. Cơ quan Nhà nước sẽ thực hiện các hành động cần thiết để điều tra các trường hợp bị cáo buộc gian lận, sử dụng sai mục đích hoặc trộm cắp và hỗ trợ GSA hoặc các cơ quan liên bang hoặc tiểu bang có trách nhiệm khác trong việc điều tra các trường hợp như vậy khi được yêu cầu.

8. Cơ quan Nhà nước có thể thực thi hành động tuân thủ trong thời gian hạn chế bằng cách yêu cầu người nhận thanh toán theo các trường hợp và điều khoản sau đây:

a. Thu hồi giá trị hợp lý của tài sản nếu tài sản đó bị xử lý không đúng cách.

b. Thu hồi giá trị cho thuê hợp lý nếu tài sản được sử dụng trái phép.

c. Trong việc thực thi việc tuân thủ các điều khoản và điều kiện áp dụng đối với tài sản được tặng, Cơ quan Nhà nước sẽ phối hợp với GSA trước khi tiến hành bán hoặc yêu cầu thanh toán giá trị hợp lý hoặc giá trị cho thuê hợp lý của tài sản được tặng theo bất kỳ điều kiện xử lý đặc biệt hoặc giới hạn sử dụng nào do GSA áp đặt hoặc tài sản được tặng mà người nhận chưa đưa vào sử dụng trong vòng 1 một năm cho các mục đích mà người nhận đã mua hoặc sử dụng cho các mục đích đó trong 1 một năm sau đó. Các khoản tiền do Cơ quan Nhà nước thu được từ việc thực thi tuân thủ sẽ được chuyển cho GSA liên quan đến hành vi vi phạm các hạn chế do GSA áp đặt. Cơ quan Nhà nước có thể giữ lại tiền để chi trả cho việc vi phạm các hạn chế do Cơ quan Nhà nước áp đặt.

D. Tạm dừng quyên góp. Cơ quan Nhà nước có thể tạm dừng việc tặng tài sản cho người nhận vì những trường hợp không tuân thủ hoặc không thanh toán phí dịch vụ.

1VAC30-120-110. Tham khảo ý kiến của các cơ quan tư vấn và các nhóm công và tư.

A. Chính sách chung chính sách. Cơ quan Nhà nước sẽ tham khảo ý kiến của các cơ quan tư vấn và các nhóm công và tư, như một vấn đề chính sách chung cũng như trong những trường hợp đặc biệt, để hỗ trợ xác định việc phân phối tài sản một cách công bằng và bình đẳng dựa trên nhu cầu tương đối, nguồn lực, khả năng sử dụng, nhu cầu đã nêu và tình trạng khẩn cấp của người nhận. Tham khảo Xem Phân phối công bằng và bình đẳng, 1VAC30-120-80.

B. Thực hiện. Cơ quan Nhà nước sẽ liên hệ với các cơ quan và nhóm cố vấn như các Sở của Chính quyền Tiểu bang, Liên đoàn Thành phố Virginia, Hiệp hội các Quận Virginia, Quỹ Virginia cho các Cao đẳng Độc lập, Hiệp hội các Cao đẳng Virginia, Hiệp hội Bệnh viện và Chăm sóc Sức khỏe Virginia, Sở Trường học Giáo phận Công giáo, các nhóm mua sắm và các quản trị viên phân khu chính trị. Các hình thức liên lạc sẽ là trực tiếp như qua điện thoại, đến thăm hoặc trao đổi thư từ; tham dự các cuộc họp và hội nghị, và phân phát thông tin chung bằng tờ rơi. Các nhóm trên sẽ thay mặt cho tất cả các cơ quan công và tư đủ điều kiện để xin ý kiến biểu thị nhu cầu cũng như các yêu cầu chung và cụ thể. Khi nhận được biểu hiện về nhu cầu và sự quan tâm,Cục Quản lý Dịch vụ Tổng hợp liên bang GSA sẽ được thông báo về các yêu cầu đó, bao gồm các yêu cầu đối với các hạng mục tài sản cụ thể.

1VAC30-120-120. Audit.

A. Cơ quan nhà nước. Vào cuối mỗi tháng, Báo cáo lãi lỗ và Bảng cân đối kế toán sẽ được lập. Chi tiêu, biên lai và số dư tiền mặt được xác minh hàng tháng với Kiểm toán viên Nhà nước bởi DGS, Sở Dịch vụ Tổng hợp, Cục Dịch vụ Tài chính.

B. Kiểm toán nội bộ kiểm toán. Cán bộ của Sở Dịch vụ Tổng hợp sẽ tiến hành kiểm toán nội bộ các hoạt động và vấn đề tài chính của Cơ quan Nhà nước. Việc này sẽ được thực hiện hai năm một lần và nếu có thể, sẽ được thực hiện vào cuối năm kiểm toán bên ngoài.

C. Kiểm toán bên ngoài kiểm toán. Tổng Kiểm toán Nhà nước sẽ kiểm toán Cơ quan Nhà nước ít nhất hai năm một lần. Cuộc kiểm toán sẽ bao gồm việc xem xét sự phù hợp của Cơ quan Nhà nước với các điều khoản của Kế hoạch Hoạt động của Nhà nước và các yêu cầu của 41 CFR 101-44 FMR 102-37.345 đến 102-37.355. Cơ quan Nhà nước sẽ gửi một bản sao báo cáo kiểm toán tới văn phòng khu vực của Cục Quản lý Dịch vụ Tổng hợp liên bang (GSA) và sẽ báo cáo tất cả các hành động khắc phục đã thực hiện đối với bất kỳ ngoại lệ hoặc vi phạm nào được nêu trong báo cáo kiểm toán. Kiểm toán viên Nhà nước về Tài khoản công hoạt động theo thẩm quyền của Cơ quan lập pháp, cơ quan lập pháp của Chính phủ . Cơ quan Nhà nước hoạt động theo nhánh hành pháp của Chính phủ , Bộ trưởng Bộ Hành chính và Tài chính, Bộ Dịch vụ Tổng hợp, Ban Mua sắm và Cung ứng. Tham khảo Mục 7 của 1VAC30-120-150, Tổ chức Chính quyền Tiểu bang Virginia.

D. Kiểm toán và đánh giá bổ sung.

1. Đại diện GSA có thể đến thăm Cơ quan Nhà nước để phối hợp các hoạt động của chương trình và xem xét hoạt động của Cơ quan Nhà nước.

2. Vì những lý do chính đáng, GSA có thể tiến hành kiểm toán riêng đối với Cơ quan Nhà nước sau khi thông báo kịp thời cho Thống đốc Commonwealth về lý do kiểm toán đó.

3. Mọi hồ sơ của Cơ quan Nhà nước, bao gồm hồ sơ tài chính, sẽ được GSA,Văn phòng Kế toán Tổnghợp GAO hoặc các hoạt động liên bang được ủy quyền khác kiểm tra.

1VAC30-120-130. Thỏa thuận hợp tác.

A. Cơ quan Nhà nước sẽ ký kết hoặc xem xét, hoặc sửa đổi các thỏa thuận hợp tác với Cơ quan Quản lý Dịch vụ Tổng hợp liên bang (GSA) hoặc các cơ quan liên bang khác theo các điều khoản của Bộ luật Virginia § 2.1-445.1 của § 2.2-1123 của Bộ luật Virginia, Mục 203(n) của Đạo luật Dịch vụ Hành chính và Tài sản Liên bang năm 1949, đã được sửa đổi, và FPMR 101-44.206 FMR 102-37.325. Các thỏa thuận có thể bao gồm nhưng không giới hạn ở:

1. Việc sử dụng tài sản tặng cho của Cơ quan Nhà nước;

2. Bất động sản ở nước ngoài;

3. Sử dụng các cơ sở và dịch vụ liên bang ; và

4. Liên bang Liên bang .

B. Các thỏa thuận hợp tác được ký kết giữa GSA và Cơ quan Nhà nước có thể bị chấm dứt bởi bất kỳ bên nào sau khi thông báo bằng văn bản cho bên kia trước 60 ngày. Việc chấm dứt thỏa thuận giữa cơ quan liên bang do GSA chỉ định và cơ quan tiểu bang, cũng như các thỏa thuận phân phối hợp tác giữa các tiểu bang, sẽ được các bên cùng thỏa thuận.

C. Cơ quan Nhà nước có thể ký kết các thỏa thuận hợp tác khác với các cơ quan đủ điều kiện trong Tiểu bang nếu thấy cần thiết hoặc phù hợp.

1VAC30-120-140. Thanh lý.

Cơ quan Nhà nước sẽ nộp kế hoạch thanh lý cho Cục Quản lý Dịch vụ Tổng hợp liên bang GSA trước khi chấm dứt thực tế các hoạt động của Cơ quan Nhà nước theo các yêu cầu cụ thể của FPMR 101-44.202(c)(14) FMR 102-37.365 đến 102-37.370. Kế hoạch sẽ bao gồm:

1. Lý do thanh lý;

2. Lịch trình thanh lý cơ quan và ngày dự kiến chấm dứt hoạt động;

3. Phương pháp xử lý tài sản thừa trong tay, phù hợp với các quy định của FPMR § 101-44.205 FMR 102-37, Phần D;

4. Phương pháp xử lý tài sản vật chất và tài chính của cơ quan; và

5. Lưu giữ tất cả sổ sách và hồ sơ có sẵn của Cơ quan Nhà nước trong thời hạn hai năm sau khi thanh lý.

1VAC30-120-150. Biểu mẫu.

Các biểu mẫu cơ bản, cùng với các yêu cầu và tiêu chuẩn do Cơ quan Nhà nước sử dụng được liệt kê dưới đây và được đính kèm dưới dạng phụ lục:

Triển lãm 1. Tài liệu phân phối và hóa đơn

Triển lãm 2. Tài liệu chuyển nhượng tài sản thặng dư

Triển lãm 3. Tài liệu chuyển giao có điều kiện máy bay chiến đấu

Triển lãm 4. Tài liệu chuyển giao có điều kiện máy bay không phải loại chiến đấu

Triển lãm 5. Tài liệu chuyển nhượng có điều kiện của tàu (dài 50 feet trở lên)

Triển lãm 6. Đảm bảo không phân biệt đối xử

Triển lãm 7. Biểu đồ: Tổ chức của Chính quyền Tiểu bang Virginia

Các biểu mẫu bổ sung được sử dụng để phục vụ cho hoạt động của Cơ quan Nhà nước. Các biểu mẫu có thể được thêm vào, xóa hoặc thay đổi nhưng phải tuân thủ theo yêu cầu của sở, tiểu bang và liên bang.

1VAC30-120-160. Hồ sơ.

Tất cả hồ sơ chính thức của Cơ quan Nhà nước sẽ được lưu giữ trong hơn 3 ba năm, ngoại trừ:

1. Hồ sơ liên quan đến tài sản bị hạn chế trong hơn 2 hai năm sẽ được lưu giữ trong 1 một năm sau thời hạn hạn chế cụ thể.

2. Hồ sơ liên quan đến tài sản trong tình trạng tuân thủ khi kết thúc thời hạn hạn chế sẽ được lưu giữ ít nhất 1 một năm sau khi vụ việc kết thúc.